Wiadomości

Czerwiec 2008
Reflex 3000 wspiera branżę mleczarską- produkcja serów.

Source: Food Industrie czerwiec 2008

Firma Dewilde pracuje z systemem Reflex 3000' firmy ReflexSystems od lata zeszłego roku. Mimo tego, że ta hurtownia poświęciła sporo czasu by samodzielnie wypracować własne nowe metody pracy, nie była już dłużej w stanie pracować bez aplikacji ERP. Poprawa nadzoru zarówno personelu, jak również dostawców, znaczne zmniejszenie ilości błędów i zyskanie ogromnej oszczędność czasu poprzez automatyzację to trzy powody, które dowodzą, że inwestycja jest czymś więcej niż tylko dostosowaniem się do regulacji prawnych dotyczących identyfikowalności produkcji.

Firma Dewilde zyskała ogromne uznanie w belgijskim sektorze mleczarskim na przestrzeni trzech pokoleń. Firma osiągnęła sławę nie tylko swoją nazwą jako hurtownik z szerokim asortymentem produktów, ale własną marką sera “Klaartjes Kaas”. Jest to produkt holenderski, który dojrzewa w przeciągu czterech do dziesięciu miesięcy na drewnianych półkach w temperaturze od 12 do 15°C w siedzibie Dewilde w Sint-Niklaas. „Szczególnie dzięki temu jest to produkt, który wyróżnia się na mocno konkurencyjnym rynku produktów mlecznych”, wyjaśnia Filip Dewilde. „Jednak to nie wszystko! Reszta naszych produktów również odbiega od tradycyjnych receptur. Oprócz szerokiej gamy belgijskich serów oferujemy również francuskie, szwajcarskie i holenderskie. Z jednej strony, na rynku mleczarskim, współpracujemy z dużymi producentami jak INEX jak również z innymi wysoce wyspecjalizowanymi producentami. Sprzedajemy również jajka pod naszą własną marką Berkenhof”. Założyciele firmy (Cyryl i Jos Dewilde) skupili się głównie na handlu detalicznym, restauracjach, cateringu i rynku dostawców z Antwerpii, jednakże obecnie Filip Dewilde widzi większe możliwości rozwoju. Poprzez rozszerzenie swojego rynku zbytu do trójkąta Gandawa-Bruksela-Antwerpia, zwiększenie jego podaży (więcej referencji niż tysiąc, z których 75% firm jest wciąż na rynku) i zatrudnienie ludzi (obecnie pracuje sześć osób), udało się rozszerzyć listę swoich klientów do ponad czterystu. A to również odzwierciedla się znacznym wzrostem danych biznesowych: w ciągu piętnastu lat obroty wzrosły sześciokrotnie, do pięciu milionów Euro.

Przepisy związane z identyfikowalnością jako powód

Patrząc na rozwój firmy z takim szerokim asortymentem i tak szybkim wzrostem, jest to logiczne, że Dewilde powinien przełączyć się na system ERP. Jednakże wdrożenie takiego programu jest zadaniem czasochłonnym, które w przypadku małych firm zwykle spoczywa na barkach managera. Biorąc pod uwagę, że ma on zwykle do czynienia z setkami rzeczy w tym samym czasie taki projekt jest czasami odkładany na później. Było tak również w przypadku Dewilde. Aż do momentu kiedy przepisy związane z identyfikowalnością produktu weszły w życie. „Te przepisy na tyle mocno wymagały zintegrowanej administracji że sytuacja stała się uciązliwa - wyjaśnia manager Gudrun Verdonck, "to prawo wzywało na tyle do komleksowej administracji, że sytuacja stała się nie do zniesienia”. Wprowadzona Aplikacja pozwoliła na zamówienia oparte na wzorze zlecenia każdego klienta, który ma być zakodowany a następnie ma być wygenerowana lista pobrań.
Do tej pory magazynier nie tylko musiał skompletować zamówienie, ręcznie wprowadzić wagę, ale także stworzyć listę wszelkich braków. „Wieczorami musieliśmy ręcznie umieszczać wszystkie zamówienia we właściwej kolejności według trasy dostawy, jak również wartości wszystkich wag i kwoty w komputerze w celu wydrukowania faktury. Oprócz tego nie było powiązań pomiędzy fakturowaniem, a istniejącym programem księgowym i na przykład zalegającymi płatnościami. Musieliśmy ciągle sprawdzać rabaty, jakich udzieliliśmy klientowi i co należy powtórnie zamówić na magazyn. Jednak największym problemem był brak identyfikowalności produktu i możliwość popełnienia wielu błędów.”

ReflexSystems przekonuje

Poprzez kontakty biznesowe Dewilde, Filip odkrył, że wybór programu ERP i jego wdrożenie nie muszą być takim trudnym do zrealizowania zadaniem. Wyjaśnia: „w 2006 roku wspólnik przedstawił mi Reflex3000 z ReflexSystems i był bardzo chętny do rozmowy na temat tego projektu i sposobu jego wprowadzenia oraz szybkości z jaką postępuje. 		Ponadto powiedział, że nigdy nie myślał, że zwrot kosztów systemu nastąpi tak szybko. W związku z faktem, że aplikacja ERP minimalizuje ilość błędów, pozwala na lepszy nadzór i gwarantuje szybsze działanie administracji oznacza to, że istnieją oszczędności siły roboczej, a także we wszystkich możliwych obszarach. Kiedy dotarłem na miejsce aby przyjrzeć się tej aplikacji i jej zaletom byłem nią całkowicie zafascynowany. To ReflexSystems sam opracował program, a także przedstawił mi odpowiednie referencje poparte dużym doświadczeniem. To były wystarczające powody dla mnie aby nie szukać dalej i rozpocząć współpracę z tym dostawcą”.

Intensywne przygotowania

Umowa została podpisana na początku ubiegłego roku i ReflexSystems rozpoczął przygotowania. Menedżer Jan Ickx wyjaśnia: „było to dość trudne zadanie, głównie ze względu na fakt, że jeśli chodzi o sprzęt, musieliśmy zaczynać zupełnie od początku. Gdy dobrze poznaliśmy oczekiwania klienta rozpoczęliśmy instalację nowych komputerów i serwerów. Następnie wraz z Gudrun Verdonck uporządkowaliśmy dane klientów, dostawców i artykułów, które następnie przenieśliśmy do centralnej bazy danych Reflex3000”. Trzeci i dość znaczący etap polegał na uzupełnieniu informacji takich jak: ceny, informacje o zamówieniach, warunki dostawy, płatności klientów, terminy ważności artykułów, kody kreskowe, etykiety informacyjne, trasy dostaw itp. 		Gdy to zrobiliśmy, można było rozpocząć wdrażanie modułów administracyjnych, takich jak obsługa zamówień, fakturowanie oraz analizy. Jednocześnie wprowadzono moduł przedstawiciela mobilnego, który umożliwia handlowcom sprzedaż poprzez wprowadzanie zamówień do laptopów, a następnie automatyczne przesyłanie do biura za pośrednictwem GPRS.

Liczne korzyści

Po części administracyjnej system był gotowy do tego aby zarządzać produkcją. Faza przyjmowania zamówień została całkowicie zautomatyzowana. Filip Dewilde wyjaśnia: „w następnej kolejności wybraliśmy do pracy skanery nadgarstkowe. Osoba realizująca zamówienie ma wtedy obie ręce wolne, tak że skaner nie musi być wielokrotnie odkładany”. Niestety w chwili obecnej nie wszystkie artykuły mogą być rejestrowane poprzez skanowanie, dlatego że wiele francuskich produktów nie ma jeszcze kodu kreskowego EAN128, który zawiera wagę. W tym przypadku, osoby kompletujące zamówienie powinny zeskanować kod EAN13 do Terminala Flex 3000, do którego jest podłączona waga. Następnie produkt jest umieszczany na wadze a jego ciężar jest rejestrowany w zamówieniu.
Podczas kompletowania zamówienia wszystkie towary są umieszczane w pojemnikach. Gdy zamówienie jest przetwarzane przez kierownika magazynu,na terminalu Flex wyświetlana jest informacja o ilości pojemników, które muszą być przetransportowane do klienta, po czym Reflex3000 drukuje etykietę. Ta lista z miejscem dostawy oraz liczbą pojemników jest naklejana na najwyższe pojemniki tak że kierowca wie, co ma do wydania do których lokalizacji. Po zakończeniu kompletacji zamówienia program ERP tworzy listę wszystkich produktów, które nie zostały zarejestrowane chociaż były zamówione. W ten sposób możemy określić, czy są one faktycznie wyprzedane czy magazynier się pomylił. W takim przypadku można łatwo wprowadzić niezbędne poprawki do systemu. Ponadto, możemy szybko zmienić pozycje zamówień w celu zapewnienia, że zamówienie jest kompletne gdy samochód ciężarowy wyjeżdża, co daje nam bardzo dużą elastyczność w reagowaniu w ostatniej chwili. Filip Dewilde mówi: „ta praca to bułka z masłem w porównaniu do tego, co robiłem wcześniej. Odkąd mamy wdrożone rozwiązanie ERP wreszcie mogę cieszyć się życiem! Udało się zdobyć kilka godzin dziennie, które mogę poświęcić mojej rodzinie i hobby. Ponadto, przetwarzanie zamówień jest znacznie szybsze i w sumie mogę uzyskać 2/3 więcej siły roboczej oraz mam większy nadzór nad kompletacją zamówienia,która odbywa się praktycznie bez większych błędów. Wpływa to również pośrednio na zysk i na wyniki finansowe. Jeżeli brakuje jakiegoś artykułu lub jakiś produkt nie został dostarczony to musimy szybko zorganizować dodatkową dostawę. Reflex 3000 automatycznie oblicza optymalną trasę dla ciężarówek, co jest kolejnym bonusem, jak również to, że od razu wiemy ile gotówki kierowcy powinni przekazać po swojej trasie. Jeśli czegoś brakuje możemy natychmiast wyśledzić gdzie powstał błąd”.

A to jeszcze nie wszystko

Na szczeblu administracyjnym, Dewilde ma również ogromne osiągnięcia dzięki Reflex 3000. Gudrun Verdonck wyjaśnia: „W wyniku tego, że wszystkie przychodzące towary są skanowane, system może porównać czy te towary odpowiadają temu, co zostało zamówione. Kolejną zaletą jest to, że mam znacznie lepszą kontrolę nad płatnościami. Jednak szczególnie podoba mi się fakt, że aktualizacje, na przykład ceny, realizowane są automatycznie - gdy jest potrzeba wystarczy tylko nacisnąć przycisk. 		I wreszcie dzięki aplikacji ERP możemy zapewnić pełną identyfikowalność produktu zgodnie z przepisami prawa. Wiemy dokładnie dokąd każdy produkt idzie i gdzie go wydano. W przypadku produktu wystarczy wpisać numer partii w Reflex 3000, aby sprawdzić, którzy klienci otrzymali produkt i poinformować ich bardzo szybko o jakichkolwiek niezgodnościach. To są naturalnie informacje niezbędne dla nas jak i dla urzędów. Jednakże, jak to wynika z historii naszej firmy, program ERP oferuje wiele więcej korzyści. Obecnie taka inwestycja jest dość droga dla małych firm takich jak Dewilde, a nie jest aż tak niezbędna. W rzeczywistości wygląda to zupełnie inaczej. To dzięki programowi możemy rozwijać się bez zatrudniania dodatkowego personelu. Dowodem tego jest to jak wyglądało ostatnie zamknięcie roku, które jest tradycyjnie bardzo gorączkowym okresem. Dzięki Reflex3000 wszystko poszło bardzo sprawnie. Najpierw mysleliśmy, że wynik finansowy będzie niekorzystny, jednak gdy spojrzeliśmy na obroty okazało się, że zrobiliśmy dużo więcej niż w zeszłym roku ... i wszystko to bez stresu i bez nieprzespanych nocy!"